Jaka kasa fiskalna pasuje do Twojego biznesu?

Wybierając kasę rejestrującą warto zadbać o to, aby jej parametry były dostosowane do potrzeb danej firmy. Przedsiębiorca będzie bowiem korzystał z urządzenia fiskalnego praktycznie każdego dnia, a poszczególne modele kas fiskalnych różnią się zarówno funkcjami, jak i wymiarami. Generalnie, wybór kasy fiskalnej uwarunkowany jest rodzajem prowadzonej działalności oraz liczbą sprzedawanych produktów czy  choćby świadczonych usług.

Rodzaj i stanowisko pracy: praca stacjonarna czy mobilna vs handel czy usługi?

Jednym z dwu podstawowych kryteriów doboru kasy fiskalnej – obok wielkości bazy towarowej – jest rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Handel (a więc sprzedaż towarów) ma swoją, odrębną specyfikę w porównaniu do usług (które cechuje niematerialność oraz to, że oparte są na rzadkiej wiedzy i umiejętnościach przedsiębiorcy).

„Czy podczas swojej pracy będziesz mieć dostęp do gniazdka z prądem” – takie pytanie powinno pojawić się w głowie przedsiębiorcy, który planuje zakup kasy fiskalnej. Handel najczęściej ma charakter stacjonarny, podczas gdy usługi mają charakter zarówno stacjonarny (np. fryzjer czy stomatolog), jak i przenośny (np. mobilna kosmetyczka czy kierowca busa). W przypadku handlu, w sklepie, kasa fiskalna pozostaje często przez cały okres użytkowania na jednym stanowisku, w jednym miejscu, no i nie ma problemu z podłączeniem jej do prądu. I z tych własnie względów przedsiębiorca, którego działalność gospodarcza sprowadza się do handlu, posiada większe pole możliwości wyboru kas fiskalnych. 

W przypadku, gdy nasza praca ma charakter mobilny lub gdy dostęp do prądu jest ograniczony, wówczas możliwości wyboru kasy fiskalnej zawężają się do kas  przenośnych lub do kas z odpowiedniej mocy akumulatorem. Jeśli więc może zdarzyć się tak, że będziesz musiał się udać do klienta (jak to bywa w przypadku lekarza, prawnika czy choćby kosmetyczki), wówczas należy pomyśleć o zakupie jakiejś kasy mobilnej (choćby na wszelki wypadek). Podobnie w przypadku, gdzie dostęp do zasilania prądem jest utrudniony (np. na targowiskach), to kasa mobilna lub kasa z wydajnym akumulatorem byłaby dobrym rozwiązaniem. Organizacja imprez czy sprzedaż obwoźna, sezonowa, plenerowa to branże, w których także warto rozważyć zakup kasy przenośnej (mobilnej), zwłaszcza takiej, która dopuszcza zasilanie samochodowe (z gniazdka zapalniczki).

Wielkość bazy towarowej (czyli tzw. PLU)

Zatem odpowiedzieliśmy sobie na pytanie, czy będziemy przedsiębiorcami, których praca ma charakter stacjonarny lub mobilny. W przypadku mobilnej pracy, pole wyboru kas fiskalnych został ograniczony do kas przenośnych i do kas z odpowiednio wytrzymałym akumulatorem. Natomiast praca stacjonarna pozwala na szeroki wybór kas fiskalnych – niemal bez ograniczeń. Niemal, bowiem kolejnym wyzwaniem, z jakim ma się zmierzyć przedsiębiorca podczas odpowiedzi na pytanie „jaka kasa fiskalna jest dla mnie”, to kwestia liczby oferowanych towarów (usług).

Kasy fiskalne cechuje to, że można zaprogramować  od kilku do kilkudziesięciu tysięcy towarów. Oczywiście, liczba możliwych do zaprogramowania towarów determinuje rodzaj kasy, jej wielkość, no i cenę. Najmniejszą bazę towarową mają kasy przenośne, a największą – kasy systemowe. I dla przykładu, jeśli baza towarowa  przedsiębiorcy jest mała (np. 10 usług), to takie branże, jak: prawnicy, notariusze, lekarze różnej specjalizacji, kosmetyczki, fryzjerki, mała gastronomia czy sprzedaż, gdzie asortyment nie będzie przekraczać 4 000 PLU, to winny przemyśleć zakup kasy małej. A w przypadku, gdy baza towarowa przekracza liczbę 4000 PLU –  kasami średniego segmentu.  Biorąc pod uwagę dynamikę przyrostu liczby towarów w ostatnich latach, warto optymistycznie projektować rozwój swojej placówki i kupić urządzenie z bazą co najmniej o 50% większą niż ta, której realnie potrzebujemy w dniu zakupu kasy.

Podsumowując dotychczasowe rozważania, wybór kasy zdeterminowany jest – po pierwsze – odpowiedzią na pytanie „praca stacjonarna czy praca mobilna”. Spośród spektrum możliwych do wyboru kas fiskalnych, kwestia liczba PLU zawęża pole wyboru do kas o interesującej nas bazy towarowej.

Kopia paragonu fiskalnego

E-paragon czy paragon papierowy – to kwestia, która raczej dotyczy wygody, bezpieczeństwa i ewentualnie ekologii. Zgodnie z prawem, przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania kopii paragonów przez okres 5 lat.

Stosując kasy z elektroniczną kopią paragonów oszczędzamy lasy, ale i  miejsce w szafkach na składowanie kopii paragonów.  Nie poświęcając tej części zbyt dużej liczby treści należy ująć krótko: to rozwiązanie zdominowało już rynek. Wygodę pracy z takimi urządzeniami można zilustrować odwołując się do znanych wszystkim zalet robienia zdjęć aparatem cyfrowym w stosunku do dawnych modeli z błoną fotograficzną.

Urządzenia dodatkowe

Sprzedaż za pośrednictwem kasy fiskalnej odbywa się na podstawie kodów, tj. zaprogramowanych wcześniej w kasie przez samego użytkownika lub serwis (kody te odpowiadają PLU zapisanych w pamięci kasy fiskalnej). W obiegu znajdują się dwa sposoby programowania kodów w kasach fiskalnych. Mowa tu o kodach ogólnych i kodach szczegółowych.

Niegdyś możliwe było stosowanie tzw. kodów ogólnych. W praktyce wyglądało to tak, że zamiast chleb o nazwie X, stosowano bardziej pojemny zwrot – „nabiał”. Dziś stosuje się kody szczegółowe. Kody szczegółowe określają precyzyjnie nazwę każdego towaru, cenę sprzedaży i stawkę VAT, a czasem również kod kreskowy i cenę zakupu. Sprzedaż za pomocą kodów szczegółowych polega tylko na podaniu kasie numeru kodu odpowiadającego danemu produktowi. Najczęściej kod podaje się poprzez czytnik kodu kreskowego, dzięki czemu sprawność obsługi klienta zostaje wydatnie zwiększona.

Praktycznie w każdej placówce handlowej niezbędne będzie podłączenie czytnika kodów kreskowych, wagi i szuflady kasowej. To elementarne wyposażenie warto doposażyć w terminal płatniczy (choć nie każda kasa fiskalna ma możliwość jego przyłączenia). Wówczas kasa połączona z terminalem pozwoli na przesłanie kwoty do zapłaty szybko i bez popełniania błędów, przy użyciu jednego klawisza.

Jeżeli planujemy w sklepie kilka stanowisk kasowych, wówczas dla sprawnego zarządzania sprzedażą niezbędne będzie stworzenie sieci, której sercem będzie program magazynowy ulokowany na komputerze pracującym na zapleczu. Istotne jest, by kasa posiadała złącza do współpracy z komputerem. Coraz popularniejszy staje się monitoring pracy kasjerów, weryfikujący zgodność sczytywanych na kasie towarów ze stanem faktycznym. Jeżeli planujemy zainstalowanie takiego systemu, nasze kasy powinny być wyposażone w wyjście do współpracy z urządzeniami monitoringu.

Ważne jest więc, aby kasa posiadała możliwość współpracy ze wszystkimi wymienionymi urządzeniami i posiadała odpowiednią liczbę złącz komunikacyjnych. Może się zdarzyć, że nasz sklep będzie elementem sieci detalicznej czy franczyzowej, wówczas przekazywanie danych o sprzedaży (i komunikacja w drugą stronę) będzie możliwe przy współpracy poprzez Internet.

Obecnie funkcjonalność nawet prostych kas niewiele ustępuje temu, co oferowały kilka lat temu wyłącznie rozbudowane modele kas systemowych. Tym niemniej ważne jest sprawdzenie, jak w praktyce będzie realizowana współpraca kasy z wyposażeniem dodatkowym, które już posiadamy lub planujemy zakupić do sklepu. Najwygodniej wszystkie te parametry konsultować jeszcze przed zakupem z autoryzowanym partnerem handlowym, posiadającą odpowiednie certyfikaty i doświadczenie w podobnych instalacjach. W miarę rozwoju technologii wiele elementów budowania systemu do zarządzania sprzedażą w sklepie się uprościło, ale inne wymagają nadal sporej wiedzy i praktyki.

Zawsze jednak sami testujemy jakość wykonania klawiatury, czytelność wyświetlacza, sprawdzamy łatwość wymiany papieru, gdyż te czynności będą składały się na codzienność pracy z urządzeniem. Mechanizmy drukujące kas wyposażone w funkcję „easy load” sprowadzają skomplikowaną kiedyś operację wymiany rolki papieru do prostej sekwencji: wrzuć, zamknij, drukuj.

Cena, to zestaw funkcji

Kasy fiskalne zachowują umowny podział na proste, średniego segmentu i systemowe. W ślad za tym idą określone, dostępne funkcje, zaawansowanie technologiczne oraz zakres cen. Prosta, tania kasa to bazowa funkcjonalność. Pełny zestaw funkcji, komunikacja, praca w sieci – to odpowiednio wyższy pułap cenowy. Podobna gradacja dotyczy drukarek fiskalnych.

Urządzenie będzie pracowało u nas przynajmniej przez pięć lat i najlepiej gdyby autoryzowany serwisant odwiedzał nas tylko przy okazji obowiązkowych przeglądów okresowych. Kasy znanych polskich producentów to urządzenia sprawdzone przez lata, pracujące w tysiącach sklepów, z dobrym zapleczem serwisowym i dostępem do części zamiennych, co oczywiście rzutuje na cenę tych urządzeń.

Mechanizm drukujący

Bardzo ważny jest wybór mechanizmu drukującego, jaki będzie funkcjonował w naszej kasie. Jeszcze do niedawna mieliśmy do wyboru mechanizmy drukujące igłowo i termicznie. Mechanizmy igłowe cechuje to, że są głośne i zdecydowanie wolniejsze od termicznych. Na dodatek, do ich funkcjonowania konieczne są taśmy barwiące.

Z kolei, zaletą drukarek termicznych jest cicha i szybka praca. Wadą jednak jest to, że konieczny do nich papier termiczny jest na ogół dwa razy droższy od papieru offsetowego stosowanego w drukarkach igłowych. Warto podkreślić, że zadrukowane rolki papieru termicznego należy przechowywać w odpowiednich warunkach, ponieważ w innym przypadku mogą wyblaknąć i nie będą możliwe do odczytania. Rolki kopiowane z kasy fiskalnej powinny być przechowywane przez 5 lat, bowiem w takiej perspektywie czasu urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę.

Rodzaj klawiatury

Obecnie trzy najczęściej spotykane rodzaje klawiatur urządzeń fiskalnych to membranowa, modułowa i dotykowa. Ta pierwsza, tj. klawiatura membranowa, to rodzaj specjalnej folii pokrywającej czułe na nacisk przyciski. Cechą charakterystyczną klawiatury membranowej jest szczelność i odporność na kurz, pył, zabrudzenia, okruchy czy ścinki włosów, a także zachlapania. Z kolei odporność mechaniczna membrany jest ograniczona, o czym należy pamiętać, gdy pracująca kasjerka posiada długie paznokcie lub tipsy albo używa do wstukania danych długopisu czy ołówka.

Klawiatura modułowa to zestaw klawiszy, opisanych sitodrukiem lub pokrytych przeźroczystymi nakładkami, pod którym znajdują się wymienialne opisy klawisza. Ten rodzaj klawiatury polecany jest dla kasjerów pracujących dynamicznie, lubiących uderzać w klawisze. Minusem tego typu klawiatury jest mniejsza szczelność od wersji membranowej.

W ostatnich latach pojawiły się urządzenia z panelami dotykowymi, gdzie wykorzystana jest technologia wzorowana na popularnych dziś smartfonach czy tabletach. Daje to dużą elastyczność organizacji wirtualnej klawiatury, pozwala na polepszenie interakcji na linii kasa fiskalna – kasjer, pozwala na wyświetlanie danych kontekstowych ograniczonych do danej funkcji lub stanu kasy. Przy wielu swoich zaletach należy również pamiętać, że wielogodzinna praca na panelu dotykowym skutkuje bólem palców, stąd poleca się w niektórych sytuacjach wykorzystywanie specjalnych miękkich rysików czy odwróconych ołówków z gumką.