Od 15 września 2023 roku w Polsce obowiązuje nowy obowiązek dla przedsiębiorców - wystawianie e-paragonów. Nowa forma paragonu fiskalnego jest wydawana w formie elektronicznej i zastępuje tradycyjne paragony papierowe. W tym artykule przyjrzymy się temu tematowi e-paragonów bliżej i sprawdzimy, jakie urządzenia są potrzebne do ich obsługi.
Możliwość wystawiania e-paragonów jest dla przedsiębiorcy korzystnym rozwiązaniem, ponieważ usprawnia proces sprzedaży na rzecz konsumentów. W niniejszym artykule przeanalizujemy aktualnie obowiązujące przepisy i zastanowimy się, kto może wystawić e-paragon.
Kiedy można wystawić e-paragon?
W pierwszej kolejności wskażmy, że dokonywanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wymaga ewidencjonowania tego zdarzenia na kasie fiskalnej. Obowiązek ten wynika wprost z treści art. 111 ust. 1 ustawy VAT.
Jeżeli usługę lub towar nabywa podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to podatnik nie ma obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Tym samym obowiązek ten nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz firm, przedsiębiorstw, organizacji.
Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.
Następnie należy wskazać na aktualną treść art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy VAT, który to podaje, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Ponadto zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy VAT podatnicy mają obowiązek dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w pkt 1 lit. b.
W świetle powyższego możemy zatem wskazać, że obecnie istnieje możliwość wydawania paragonów zarówno w klasycznej formie papierowej, jak i w wersji elektronicznej (e-paragon).
W przypadku e-paragonów nie ma potrzeby dokonywania wydruku. Trzeba również zwrócić uwagę, że o możliwości przesłania paragonu w wersji elektronicznej decydować będzie wola nabywcy, który musi wyrazić zgodę na taką formę.
Dodać należy, że przepisy prawa nie zastrzegają żadnych wytycznych co do formy wyrażenia takiej zgody. Wydaje się, że dopuszczalne jest również wyrażenie jej w sposób dorozumiany (np. poprzez akceptację regulaminu sprzedaży).
Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 30 kwietnia 2019 r. obowiązuje nowa matryca stawek podatkowych (§ 6.1, pkt 5) dla WSZYSTKICH urządzeń fiskalnych (on-line, EJ, kopia papierowa) fiskalizowanych od 1 maja 2019 r.
Zmiana stawek PTU tylko po raporcie dobowym i przed sprzedażą.
Dla kas fiskalizowanych przed 1 maja 2019 r. zmianę matrycy VAT należy przeprowadzić do 31 lipca 2019 r. Do tego dnia można rejestrować sprzedaż w oparciu o dotychczas stosowaną matrycę stawek VAT.
Kasa rejestrująca, zwana potocznie fiskalną, to urządzenie elektroniczne służące do rejestrowania obrotu i kwot podatku należnego ze sprzedaży. Czy oznacza to, że każdy kto prowadzi sklep bądź punkt usługowy powinien posiadać takie urządzenie? Niekoniecznie. Na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, niektóre rodzaje działalności zwolnione zostały z tego obowiązku.
Obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie dotyczy tych przedsiębiorców, którzy dokonują transakcji z klientami indywidualnymi oraz rolnikami ryczałtowymi. Jednak polskie prawo daje pewne zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej.
Po pierwsze, jeśli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi tylko i wyłącznie na rzecz firm lub organizacji,organów administracji państwowej i samorządowej, wówczas możesz zostać zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Po drugie, drobni przedsiębiorcy, którzy mają niewielki obrót (do 20 000 zł w roku podatkowym) także nie są zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej.
Ale w przypadku przekroczenia limitu 20 000 zł w roku podatkowym, część przedsiębiorców ma jeszcze możliwość zwolnienia z instalacji kasy fiskalnej pod warunkiem, że prowadzi działalność, o której mowa poniżej:
Kto musi mieć kasę fiskalną? Przepisy w zakresie VAT przewidują kilka grup podatników, którzy nie mogą korzystać z żadnych zwolnień. To znaczy, muszą mieć kasę fiskalną niezależnie od wielkości obrotu czy sposobu sprzedaży (sprzedaż wysyłkowa). Na mocy rozporządzenia zostały określone czynności, które zawsze będą powodować obowiązek zaewidencjonowania ich na kasie fiskalnej. Oczywiście, o ile jest to sprzedaż na rzecz Kowalskiego oraz rolników ryczałtowych.
Dostawa niżej wymienionych produktów wiąże się z posiadaniem kasy fiskalnej. Dlatego od początku rozpoczęcia działalności musisz ewidencjonować obrót na kasie fiskalnej, gdy dokonujesz sprzedaży:
Obowiązek rejestracji na kasie dotyczy także świadczenia usług, niezależnie od poziomu obrotów. Dotyczy to:
Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT przedsiębiorcy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mają możliwość odliczenia od podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy fiskalnej zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Jednak kwota ulgi nie może przekroczyć 90% ceny netto zakupu (czyli bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.
„W jaki sposób będziemy prowadzić ewidencję naszych przychodów? Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna” – to jedno z wielu pytań, jakie zadaje sobie przedsiębiorca. Jeśli wśród czytających są tacy, którzy w ramach swojej działalności będą sprzedawać produkty i usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym, to ten temat z pewnością was zainteresuje. Odpowiemy sobie bowiem dziś na pytanie: co wybrać – kasę fiskalną czy drukarkę fiskalną?
Kasa fiskalna to podstawowe urządzenie do prowadzenia sprzedaży detalicznej tj. wystawiania paragonów fiskalnych. Została zaprojektowane do samodzielnej pracy. Wszystkie dane, w tym baza towarów i usług, czyli tzw. PLU, mogą zostać zaprogramowane na kasie, bezpośrednio z klawiatury urządzenia. Możemy to wykonać samodzielnie lub korzystając ze wsparcia autoryzowanego serwisu.
Zupełnie inaczej sprawa wygląda w przypadku drukarki fiskalnej. Aby spełniała tę samą funkcję co kasa, drukarka musi zostać połączona w system sprzedaży z programem komputerowym (programem sprzedażowym) zainstalowanym na komputerze lub laptopie. Program zbiera informacje o obrocie handlowym i rejestruje go w pamięci drukarki fiskalnej. Wszystkie paragony i faktury muszą być wystawiane przy użyciu właśnie tego programu komputerowego.
System sprzedaży, odpowiednio dobrany do specyfiki danej branży, pozwala wykonywać dużo bardziej zaawansowane operacje aniżeli w przypadku kasy fiskalnej. Użytkownik dysponuje większą liczbą funkcji, opcji komunikacyjnych, ma możliwość drukowania wielu dokumentów niefiskalnych (patrz: Paragon fiskalny a paragon niefiskalny), czy wykonywania różnych raportów i analiz.
W tym obszarze również łatwo zauważyć różnice pomiędzy dwoma wspomnianymi rozwiązaniami. W przypadku kasy fiskalnej rozchód towaru ze stanu magazynowego ma miejsce dopiero po odczytaniu sprzedaży z kasy fiskalnej poprzez program magazynowy.
W przypadku drukarki fiskalnej towar rozchodowany jest automatycznie w momencie wystawienia paragonu. Moment rozchodu sprzedaży w czasie bieżącym z pewnością trzeba zaliczyć na plus dla drukarki – dzięki niemu w każdym momencie znamy rzeczywisty stan magazynowy. Skutkuje to jednak sytuacją, że system nie pozwoli nam na sprzedaż przy ujemnych stanach magazynowych.
Kasa fiskalna wydaje się idealnym wyborem dla tych, którzy prowadzą niewielką firmę z mało rozbudowanym portfolio produktów czy usług. Wybiorą ją z pewnością również ci przedsiębiorcy, którzy na starcie swojego biznesu nie chcą inwestować dużych nakładów w sprzęt fiskalny oraz dodatkowe oprogramowanie.
Z drukarką fiskalną, a tak naprawdę z systemem sprzedażowym, najbardziej polubią się natomiast właściciele dużych punktów sprzedaży i usług. Jest ona bowiem dedykowana firmom, które mają rozbudowaną bazę towarową (kilka-, kilkaset tysięcy pozycji towarowych). Mowa tu np. o stacjach paliw, hurtowniach, sklepach spożywczych, sklepach z artykułami RTV AGD czy o marketach drogeryjnych.
O tym rozwiązaniu warto pomyśleć również w sytuacji, kiedy spodziewamy się, że liczba oferowanych produktów urośnie. Dzięki aplikacji komputerowej będziemy bowiem mogli wykonywać bardziej zaawansowane opcje jak wydruk faktury czy obsługa zindywidualizowanego rabatu.
| Drukarka fiskalna | Kasa fiskalna | |
|---|---|---|
| Wartość cenowa | Wyższa (niż kasa fiskalna) | Niższa (niż drukarka fiskalna) |
| Pozwala na pracę mobilną | Nie (o ile nie zostanie podłączony pod laptop) | Tak |
| Do obsługi wymagany jest komputer | Tak | Nie |
| Do obsługi wymagany jest program sprzedażowy | Tak | Nie |
| Posiada możliwość stosowania automatycznych, rozbudowanych systemów sprzedażowo-rabatowych | Tak | Nie (wyjątek: ELZAB Delta) |
| Posiada możliwość wglądu w bieżący stan magazynowy | Tak | Nie |
| Posiada możliwość wystawienia faktury VAT | Tak | Nie |
| Posiada możliwość kontrolowania poziomu sprzedaży poszczególnych towarów | Tak | Nie |
| Posiada możliwość kontrolowania sprzedaży per pracownik | Tak | Nie (o ile loginy nie są spersonalizowane) |
Wybierając kasę rejestrującą warto zadbać o to, aby jej parametry były dostosowane do potrzeb danej firmy. Przedsiębiorca będzie bowiem korzystał z urządzenia fiskalnego praktycznie każdego dnia, a poszczególne modele kas fiskalnych różnią się zarówno funkcjami, jak i wymiarami. Generalnie, wybór kasy fiskalnej uwarunkowany jest rodzajem prowadzonej działalności oraz liczbą sprzedawanych produktów czy choćby świadczonych usług.
Jednym z dwu podstawowych kryteriów doboru kasy fiskalnej – obok wielkości bazy towarowej – jest rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Handel (a więc sprzedaż towarów) ma swoją, odrębną specyfikę w porównaniu do usług (które cechuje niematerialność oraz to, że oparte są na rzadkiej wiedzy i umiejętnościach przedsiębiorcy).
„Czy podczas swojej pracy będziesz mieć dostęp do gniazdka z prądem” – takie pytanie powinno pojawić się w głowie przedsiębiorcy, który planuje zakup kasy fiskalnej. Handel najczęściej ma charakter stacjonarny, podczas gdy usługi mają charakter zarówno stacjonarny (np. fryzjer czy stomatolog), jak i przenośny (np. mobilna kosmetyczka czy kierowca busa). W przypadku handlu, w sklepie, kasa fiskalna pozostaje często przez cały okres użytkowania na jednym stanowisku, w jednym miejscu, no i nie ma problemu z podłączeniem jej do prądu. I z tych własnie względów przedsiębiorca, którego działalność gospodarcza sprowadza się do handlu, posiada większe pole możliwości wyboru kas fiskalnych.
W przypadku, gdy nasza praca ma charakter mobilny lub gdy dostęp do prądu jest ograniczony, wówczas możliwości wyboru kasy fiskalnej zawężają się do kas przenośnych lub do kas z odpowiedniej mocy akumulatorem. Jeśli więc może zdarzyć się tak, że będziesz musiał się udać do klienta (jak to bywa w przypadku lekarza, prawnika czy choćby kosmetyczki), wówczas należy pomyśleć o zakupie jakiejś kasy mobilnej (choćby na wszelki wypadek). Podobnie w przypadku, gdzie dostęp do zasilania prądem jest utrudniony (np. na targowiskach), to kasa mobilna lub kasa z wydajnym akumulatorem byłaby dobrym rozwiązaniem. Organizacja imprez czy sprzedaż obwoźna, sezonowa, plenerowa to branże, w których także warto rozważyć zakup kasy przenośnej (mobilnej), zwłaszcza takiej, która dopuszcza zasilanie samochodowe (z gniazdka zapalniczki).
Zatem odpowiedzieliśmy sobie na pytanie, czy będziemy przedsiębiorcami, których praca ma charakter stacjonarny lub mobilny. W przypadku mobilnej pracy, pole wyboru kas fiskalnych został ograniczony do kas przenośnych i do kas z odpowiednio wytrzymałym akumulatorem. Natomiast praca stacjonarna pozwala na szeroki wybór kas fiskalnych – niemal bez ograniczeń. Niemal, bowiem kolejnym wyzwaniem, z jakim ma się zmierzyć przedsiębiorca podczas odpowiedzi na pytanie „jaka kasa fiskalna jest dla mnie”, to kwestia liczby oferowanych towarów (usług).
Kasy fiskalne cechuje to, że można zaprogramować od kilku do kilkudziesięciu tysięcy towarów. Oczywiście, liczba możliwych do zaprogramowania towarów determinuje rodzaj kasy, jej wielkość, no i cenę. Najmniejszą bazę towarową mają kasy przenośne, a największą – kasy systemowe. I dla przykładu, jeśli baza towarowa przedsiębiorcy jest mała (np. 10 usług), to takie branże, jak: prawnicy, notariusze, lekarze różnej specjalizacji, kosmetyczki, fryzjerki, mała gastronomia czy sprzedaż, gdzie asortyment nie będzie przekraczać 4 000 PLU, to winny przemyśleć zakup kasy małej. A w przypadku, gdy baza towarowa przekracza liczbę 4000 PLU – kasami średniego segmentu. Biorąc pod uwagę dynamikę przyrostu liczby towarów w ostatnich latach, warto optymistycznie projektować rozwój swojej placówki i kupić urządzenie z bazą co najmniej o 50% większą niż ta, której realnie potrzebujemy w dniu zakupu kasy.
Podsumowując dotychczasowe rozważania, wybór kasy zdeterminowany jest – po pierwsze – odpowiedzią na pytanie „praca stacjonarna czy praca mobilna”. Spośród spektrum możliwych do wyboru kas fiskalnych, kwestia liczba PLU zawęża pole wyboru do kas o interesującej nas bazy towarowej.
E-paragon czy paragon papierowy – to kwestia, która raczej dotyczy wygody, bezpieczeństwa i ewentualnie ekologii. Zgodnie z prawem, przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania kopii paragonów przez okres 5 lat.
Stosując kasy z elektroniczną kopią paragonów oszczędzamy lasy, ale i miejsce w szafkach na składowanie kopii paragonów. Nie poświęcając tej części zbyt dużej liczby treści należy ująć krótko: to rozwiązanie zdominowało już rynek. Wygodę pracy z takimi urządzeniami można zilustrować odwołując się do znanych wszystkim zalet robienia zdjęć aparatem cyfrowym w stosunku do dawnych modeli z błoną fotograficzną.
Sprzedaż za pośrednictwem kasy fiskalnej odbywa się na podstawie kodów, tj. zaprogramowanych wcześniej w kasie przez samego użytkownika lub serwis (kody te odpowiadają PLU zapisanych w pamięci kasy fiskalnej). W obiegu znajdują się dwa sposoby programowania kodów w kasach fiskalnych. Mowa tu o kodach ogólnych i kodach szczegółowych.
Niegdyś możliwe było stosowanie tzw. kodów ogólnych. W praktyce wyglądało to tak, że zamiast chleb o nazwie X, stosowano bardziej pojemny zwrot – „nabiał”. Dziś stosuje się kody szczegółowe. Kody szczegółowe określają precyzyjnie nazwę każdego towaru, cenę sprzedaży i stawkę VAT, a czasem również kod kreskowy i cenę zakupu. Sprzedaż za pomocą kodów szczegółowych polega tylko na podaniu kasie numeru kodu odpowiadającego danemu produktowi. Najczęściej kod podaje się poprzez czytnik kodu kreskowego, dzięki czemu sprawność obsługi klienta zostaje wydatnie zwiększona.
Praktycznie w każdej placówce handlowej niezbędne będzie podłączenie czytnika kodów kreskowych, wagi i szuflady kasowej. To elementarne wyposażenie warto doposażyć w terminal płatniczy (choć nie każda kasa fiskalna ma możliwość jego przyłączenia). Wówczas kasa połączona z terminalem pozwoli na przesłanie kwoty do zapłaty szybko i bez popełniania błędów, przy użyciu jednego klawisza.
Jeżeli planujemy w sklepie kilka stanowisk kasowych, wówczas dla sprawnego zarządzania sprzedażą niezbędne będzie stworzenie sieci, której sercem będzie program magazynowy ulokowany na komputerze pracującym na zapleczu. Istotne jest, by kasa posiadała złącza do współpracy z komputerem. Coraz popularniejszy staje się monitoring pracy kasjerów, weryfikujący zgodność sczytywanych na kasie towarów ze stanem faktycznym. Jeżeli planujemy zainstalowanie takiego systemu, nasze kasy powinny być wyposażone w wyjście do współpracy z urządzeniami monitoringu.
Ważne jest więc, aby kasa posiadała możliwość współpracy ze wszystkimi wymienionymi urządzeniami i posiadała odpowiednią liczbę złącz komunikacyjnych. Może się zdarzyć, że nasz sklep będzie elementem sieci detalicznej czy franczyzowej, wówczas przekazywanie danych o sprzedaży (i komunikacja w drugą stronę) będzie możliwe przy współpracy poprzez Internet.
Obecnie funkcjonalność nawet prostych kas niewiele ustępuje temu, co oferowały kilka lat temu wyłącznie rozbudowane modele kas systemowych. Tym niemniej ważne jest sprawdzenie, jak w praktyce będzie realizowana współpraca kasy z wyposażeniem dodatkowym, które już posiadamy lub planujemy zakupić do sklepu. Najwygodniej wszystkie te parametry konsultować jeszcze przed zakupem z autoryzowanym partnerem handlowym, posiadającą odpowiednie certyfikaty i doświadczenie w podobnych instalacjach. W miarę rozwoju technologii wiele elementów budowania systemu do zarządzania sprzedażą w sklepie się uprościło, ale inne wymagają nadal sporej wiedzy i praktyki.
Zawsze jednak sami testujemy jakość wykonania klawiatury, czytelność wyświetlacza, sprawdzamy łatwość wymiany papieru, gdyż te czynności będą składały się na codzienność pracy z urządzeniem. Mechanizmy drukujące kas wyposażone w funkcję „easy load” sprowadzają skomplikowaną kiedyś operację wymiany rolki papieru do prostej sekwencji: wrzuć, zamknij, drukuj.
Kasy fiskalne zachowują umowny podział na proste, średniego segmentu i systemowe. W ślad za tym idą określone, dostępne funkcje, zaawansowanie technologiczne oraz zakres cen. Prosta, tania kasa to bazowa funkcjonalność. Pełny zestaw funkcji, komunikacja, praca w sieci – to odpowiednio wyższy pułap cenowy. Podobna gradacja dotyczy drukarek fiskalnych.
Urządzenie będzie pracowało u nas przynajmniej przez pięć lat i najlepiej gdyby autoryzowany serwisant odwiedzał nas tylko przy okazji obowiązkowych przeglądów okresowych. Kasy znanych polskich producentów to urządzenia sprawdzone przez lata, pracujące w tysiącach sklepów, z dobrym zapleczem serwisowym i dostępem do części zamiennych, co oczywiście rzutuje na cenę tych urządzeń.
Bardzo ważny jest wybór mechanizmu drukującego, jaki będzie funkcjonował w naszej kasie. Jeszcze do niedawna mieliśmy do wyboru mechanizmy drukujące igłowo i termicznie. Mechanizmy igłowe cechuje to, że są głośne i zdecydowanie wolniejsze od termicznych. Na dodatek, do ich funkcjonowania konieczne są taśmy barwiące.
Z kolei, zaletą drukarek termicznych jest cicha i szybka praca. Wadą jednak jest to, że konieczny do nich papier termiczny jest na ogół dwa razy droższy od papieru offsetowego stosowanego w drukarkach igłowych. Warto podkreślić, że zadrukowane rolki papieru termicznego należy przechowywać w odpowiednich warunkach, ponieważ w innym przypadku mogą wyblaknąć i nie będą możliwe do odczytania. Rolki kopiowane z kasy fiskalnej powinny być przechowywane przez 5 lat, bowiem w takiej perspektywie czasu urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę.
Obecnie trzy najczęściej spotykane rodzaje klawiatur urządzeń fiskalnych to membranowa, modułowa i dotykowa. Ta pierwsza, tj. klawiatura membranowa, to rodzaj specjalnej folii pokrywającej czułe na nacisk przyciski. Cechą charakterystyczną klawiatury membranowej jest szczelność i odporność na kurz, pył, zabrudzenia, okruchy czy ścinki włosów, a także zachlapania. Z kolei odporność mechaniczna membrany jest ograniczona, o czym należy pamiętać, gdy pracująca kasjerka posiada długie paznokcie lub tipsy albo używa do wstukania danych długopisu czy ołówka.
Klawiatura modułowa to zestaw klawiszy, opisanych sitodrukiem lub pokrytych przeźroczystymi nakładkami, pod którym znajdują się wymienialne opisy klawisza. Ten rodzaj klawiatury polecany jest dla kasjerów pracujących dynamicznie, lubiących uderzać w klawisze. Minusem tego typu klawiatury jest mniejsza szczelność od wersji membranowej.
W ostatnich latach pojawiły się urządzenia z panelami dotykowymi, gdzie wykorzystana jest technologia wzorowana na popularnych dziś smartfonach czy tabletach. Daje to dużą elastyczność organizacji wirtualnej klawiatury, pozwala na polepszenie interakcji na linii kasa fiskalna – kasjer, pozwala na wyświetlanie danych kontekstowych ograniczonych do danej funkcji lub stanu kasy. Przy wielu swoich zaletach należy również pamiętać, że wielogodzinna praca na panelu dotykowym skutkuje bólem palców, stąd poleca się w niektórych sytuacjach wykorzystywanie specjalnych miękkich rysików czy odwróconych ołówków z gumką.
Z każdej strony słyszymy o cyfryzacji kraju, usług, urzędów. Cyfryzacja to ułatwienia w pozyskiwaniu danych, ich rejestrowaniu i zapamiętywaniu w celu dalszej szybkiej obróbki i raportowaniu według określonych potrzeb. Ministerstwo Finansów wyraziło potrzebę otrzymywania z kas fiskalnych dokładniejszych i aktualnych informacji na temat rejestracji sprzedaży, obrotów, podatków itp. Obecne kasy fiskalne, pomimo, że rejestrują kopie wydruków w postaci cyfrowej, to jednak nie potrafią tego przesyłać do Ministerstwa Finansów w trybie online. Dlatego Ministerstwo Rozwoju wraz z Głównym Urzędem Miar przystąpili do opracowania nowego rozporządzenia technicznego dla kas rejestrujących, zgodnych z potrzebami Ministerstwa Finansów. Przy tworzeniu tego rozporządzenia korzystano również z wiedzy i doświadczenia producentów urządzeń fiskalnych.
Nowe, onlineowe kasy fiskalne nadal będą kasami sprzętowymi. Nadal będą miały pamięć fiskalną a jej pojemność to 1830 raportów dobowych wystarczy przynajmniej na 5 lat pracy. Pamięć fiskalna będzie mogła być wymieniana po jej zapełnieniu. Będzie to jednak inna dużo większa pamięć gdyż oprócz raportów dobowych musi pomieścić jeszcze wiele innych zapisów np. zdarzenia występujące na kasie. Kasa będzie posiadać układy szyfrujące i przechowujące klucze prywatne kasy służące do podpisywania danych transmitowanych do Repozytorium oraz wydruków. Kasy będą musiały mieć funkcję aktualizacji oprogramowania. Wystarczy, że producent przeprowadzi homologację nowszej wersji programu i umieści nową wersję na serwerze a kasa będzie mogła pobrać ten program i przeprowadzić proces aktualizacji. Każda kasa będzie obowiązkowo mieć możliwość współpracy z terminalem płatniczym. Komunikacja odbywać się będzie według ustalonego, wspólnego dla wszystkich kas i terminali protokołu komunikacyjnego. Rozporządzenie dokładnie określi również warunki techniczne dla kas specjalizowanych: dla taksówek, sprzedaży automatycznej, bileterek.
Nowością w kasie będzie "pamięć chroniona" - w niej będą się zapisywały w postaci elektronicznej wszystkie wydruki wydawane przez kasę. Nie będzie to pamięć - jak obecnie karta SD - dostępna dla użytkownika, nie będzie on mógł jej wyjąć z urządzenia. Będzie można ją odczytać za pomocą programu komputerowego. Pamięć ta będzie podlegać wymianie wraz z wymianą pamięci fiskalnej. W pamięci chronionej kasa zapisuje wszystkie wydrukowane paragony, raporty, wydruki niefiskalne oraz zdarzenia. W katalogu zdarzeń kasy będą rejestrowały m.in. zmiany stawek podatku, zmiana czasu, zmiana waluty ewidencyjnej, zerowania pamięci operacyjnej, błędy weryfikacji danych, włączenia i wyłączenia trybu serwisowego w kasie, wykonanie obowiązkowego przeglądu serwisowego, itp. W pamięci fiskalnej zapisywana będzie wartość brutto każdego paragonu wydrukowanego przez kasę oraz skrót podpisu elektronicznego tego paragonu. Będą również rejestrowane wszystkie raporty fiskalne dobowe, zmiany stawek VAT, zmiany waluty ewidencyjnej.
Każda kasa będzie zawsze drukować paragon fiskalny w postaci papierowej - jest to dokument dla klienta potwierdzający dokonanie zakupów wydrukowanych tam towarów, ich cen, ilości, wartości, stawek podatkowych, udzielonych rabatów czy sposobu zapłaty. Wydruk paragonu z kasy fiskalnej jest też namacalnym dowodem zarejestrowania przez sprzedawcę transakcji w kasie fiskalnej i odprowadzenia od niej podatków. Dodatkowo każdy kupujący będzie mógł poprosić o paragon również w formie elektronicznej (e-paragon). Zostanie on przesłany klientowi na jego adres mailowy.
Każdy nabywca będzie mógł zarejestrować na specjalnej stronie internetowej swój adres e-mail i otrzyma do niego identyfikator w postaci kodu cyfrowego (kreskowego). Będzie mógł również w swoim banku poprosić o powiązanie swojej karty płatniczej ze wskazanym adresem e-mail. Przekazując sprzedawcy swój "kod nabywcy" podczas zakupów lub przy płatności kartą jej identyfikator jest przekazywany do kasy. Na podstawie tych danych kasa pobiera z serwera adres email nabywcy i przesyła na niego paragon w postaci elektronicznej. Identyfikator nabywcy czy adres e-mailowy nie jest przechowywany ani w kasie ani w repozytorium - nie ma możliwości powiązania dokonywanych zakupów z nabywcą.
Oprócz rejestracji sprzedaży towarów i usług na paragonach fiskalnych kasy będą rejestrować również przyjęcia oraz rozliczenia zaliczek. Nie będą jednak rejestrowane na kasie zwroty towarów oraz reklamacje - Ministerstwo Finansów wycofało się z tego pomysłu. Opisy drukowanych na paragonie towarów (usług) będą mogły zawierać kody kreskowe lub 2D.
Paragony fiskalne będą bardzo podobne do obecnych paragonów (chociaż Ministerstwo Finansów cały czas zastanawia się, jak jeszcze bardziej wyróżnić paragony fiskalne od innych, niefiskalnych wydruków (np. kelnerskich, niefiskalnych itp.), aby klient zawsze miał pewność, że to, co otrzymał, to faktycznie paragon fiskalny. Informacja o sprzedanych/przyjętych opakowaniach, przeliczeniu waluty, rozliczeniu sposobu płatności, czy wydanej reszty znajdą się w części fiskalnej paragonu, a więc przed logo fiskalnym PL i numerem unikatowym kasy. Paragony z nowych kas będą wyposażone w kod 2D (pod paragonem) w którym zawarte będą informacje z paragonu konieczne do zarejestrowania go w Narodowej Loterii Paragonowej. Wystarczy odczytać ten kod specjalną aplikacją na smartfonie i paragon trafi do bazy naszych paragonów i weźmie udział w losowaniu.
Nowe kasy fiskalne będą oczywiście wykonywać raport fiskalny dobowy - nowością będzie fakt, że podatnik nie musi tego raportu obowiązkowo drukować, a jedynie wykonywać go w formie elektronicznej (wydruk tylko na własne potrzeby). Nowy raport dobowy będzie zawierał trochę więcej informacji niż obecne raporty (nie będzie za to bloku "narastająco", znanego z kas z elektroniczną kopią wydruku. Raporty okresowe, miesięczne i rozliczeniowe będą dostępne jako fiskalne również w wersji skróconej (podsumowanie). Wszystkie zarejestrowane w pamięci fiskalnej zdarzenia będą drukowane na fiskalnym raporcie zdarzeń.
Każda kasa będzie musiała komunikować się z repozytorium (serwerem Ministerstwa Finansów) i zgodnie z ustalonym harmonogramem przekazywać do niego żądane dane - zazwyczaj będą to paragony, raporty dobowe i zdarzenia zarejestrowane na kasie od ostatniego połączenia z repozytorium. Brak połączenia z repozytorium i niewysłanie żądanych danych nie będzie blokowało pracy kasy, ale użytkownik będzie o takim fakcie notorycznie informowany. Komunikacja kas z repozytorium odbywać się będzie poprzez dowolne łącze internetowe: przewodowe Ethernet, WiFi, GSM.
Za pomocą kasy serwisant będzie dokonywał zgłoszenia podatnika do urzędu skarbowego przekazując wszystkie dane podatnika. W wyniku tego zgłoszenia z repozytorium zostanie przesłany do kasy numer ewidencyjny. Przyznany numer ewidencyjny będzie zapisywany w pamięci fiskalnej i chronionej kasy wraz NIP-em podatnika. Wówczas nastąpi uruchomienie pamięci fiskalnej kasy i uruchomienie trybu fiskalnego.
Centralny Rejestr Kas (inaczej Repozytorium) gromadzi szereg danych m. in.: raporty dobowe, paragony fiskalne, dokumenty niefiskalne, zdarzenia a także informacje o dokonanych przeglądach okresowych.
Oprócz tego Repozytorium jest odpowiedzialne za nadawanie numeru ewidencyjnego kasie podczas fiskalizacji. Kasy ONLINE łączą się z Repozytorium co dwie godziny. Jest to domyślny czas, bowiem Repozytorium może zmieniać ten harmonogram połączeń. Co więcej, odbywa się to bez wiedzy użytkownika.
Użytkownik kasy ONLINE musi zapewnić dostęp do internetu, czyli odpowiednią infrastrukturę, dzięki której kasa może łączyć się z Repozytorium.
Przepisy o Kasach Online nabrały mocy prawnej 1 maja 2019 roku. Obowiązek posiadania kas online dla pierwszych branż wejdzie w życie 1 stycznia 2020 roku.
Kwestie prawne w sprawie kas ONLINE są regulowane przez:
Według Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach, do obowiązku prowadzenia ewidencji za pośrednictwem kas online podatnicy są zobowiązani w następujących terminach.
Od 1 stycznia 2020 roku:
1. Świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania, regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon i kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów, sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu do napędów silników spalinowych;
2. Sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych;
Od 1 lipca 2020 roku:
3. Świadczenia usług zw. z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
4. Sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
Od 1 stycznia 2021 roku:
5. Świadczenia usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, budowlanych, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów, prawniczych, związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej wyłącznie w zakresie wstępu.
Ważne
Ustawy przewiduje, że podatnicy, których obejmuje obowiązek rejestracji sprzedaży za pomocą kas ONLINE, mogą skorzystać z odliczenia w wysokości maksymalnie 700 zł netto, jednak nie więcej niż 90% wartości netto danego urządzenia (dot. to również podatników którzy zostaną zobligowani do wymiany urządzeń na kasy ONLINE). Podatnicy, którzy instalują po raz pierwszy kasę rejestrującą również mogą skorzystać z takiego odliczenia pod warunkiem, że zainstalują kasę ONLINE.
Pozostali podatnicy z branż, które nie zostały wymienione w ustawie, nie mają obowiązku wymiany kas na ONLINE. Mogą stosować dotychczasowe kasy z elektroniczną kopią paragonu zgodnie z terminami zapisanymi w ustawie.
Zgłoszenie/Aktualizacja przez Podatnika danych dotyczących Kasy fiskalnej
Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej
Używamy cookies w celach funkcjonalnych, aby ułatwić użytkownikom korzystanie z witryny. Jeżeli nie blokujesz plików cookies, to zgadzasz się na ich używanie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Możesz samodzielnie zarządzać cookies zmieniając odpowiednio ustawienia Twojej przeglądarki. Zapoznaj się z naszą polityką prywatności.
