Zagadnienia prawne

Kasa rejestrująca, zwana potocznie fiskalną, to urządzenie elektroniczne służące do rejestrowania obrotu i kwot podatku należnego ze sprzedaży. Czy oznacza to, że każdy kto prowadzi sklep bądź punkt usługowy powinien posiadać takie urządzenie? Niekoniecznie. Na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, niektóre rodzaje działalności zwolnione zostały z tego obowiązku.

 

Kto nie musi mieć kasy fiskalnej

 

Obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie dotyczy tych przedsiębiorców, którzy dokonują transakcji z klientami indywidualnymi oraz rolnikami ryczałtowymi. Jednak polskie prawo daje pewne zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej.

Po pierwsze, jeśli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi tylko i wyłącznie na rzecz firm lub organizacji,organów administracji państwowej i samorządowej, wówczas możesz zostać zwolniony  z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Po drugie, drobni przedsiębiorcy, którzy mają niewielki obrót (do 20 000 zł w roku podatkowym) także nie są zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej.

Ale w przypadku przekroczenia limitu 20 000 zł w roku podatkowym, część przedsiębiorców ma jeszcze możliwość zwolnienia z instalacji kasy fiskalnej pod warunkiem, że prowadzi działalność, o której mowa poniżej:

  • dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), pod warunkiem że zapłaty za wykonaną czynność dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej.
  • świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli zapłaty za wykonaną czynność dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,
  • usługi telekomunikacyjne,
  • usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
  • usługi w zakresie edukacji (z wyłączeniem usług w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych oraz usług świadczonych przez szkoły tańca i instruktorów tańca).oraz przedsiębiorcy sprzedający swoje usługi opłacone przelewem oraz prowadzący sprzedaż wysyłkową mogą zostać zwolnieni z ewidencjonowania sprzedaży z użyciem kasy fiskalnej, aczkolwiek pod pewnymi warunkami.

 

Produkty i towary - objęte kasą fiskalną

 

Kto musi mieć kasę fiskalną? Przepisy w zakresie VAT przewidują kilka grup podatników, którzy nie mogą korzystać z żadnych zwolnień. To znaczy, muszą mieć kasę fiskalną niezależnie od wielkości obrotu czy sposobu sprzedaży (sprzedaż wysyłkowa). Na mocy rozporządzenia zostały określone czynności, które zawsze będą powodować obowiązek zaewidencjonowania ich na kasie fiskalnej. Oczywiście, o ile jest to sprzedaż na rzecz Kowalskiego oraz rolników ryczałtowych.

Dostawa niżej wymienionych produktów wiąże się z posiadaniem kasy fiskalnej. Dlatego od początku rozpoczęcia działalności musisz ewidencjonować obrót na kasie fiskalnej, gdy dokonujesz sprzedaży:

  • perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyjątkiem towarów, dostarczanych na pokładach samolotów;
  • gazu płynnego,
  • części do silników (PKWiU 28.11.4),
  • silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),
  • nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),
  • przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2);
  • części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),
  • części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0);
  • silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU
    91.3),
  • sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów
    elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90);
  • sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU
    ex 26.70.1);
  • wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od
    podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT;
  • zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
  • wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako
    dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU;
  • wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów
    alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza
    0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

 

Usługi - objęte kasą fiskalną

 

Obowiązek rejestracji na kasie dotyczy także świadczenia usług, niezależnie od poziomu obrotów. Dotyczy to: 

  • przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15
    i 16 załącznika do rozporządzenia (transport lądowy pasażerski, miejski i podmiejski oraz transport lądowy pasażerski, rozkładowy: międzymiastowy i specjalizowany);
  • przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
  • naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania);
  • w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
  • w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
  • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
  • prawniczych, z wyłączeniem czynności notarialnych bez względu na symbol PKWiU;
  • doradztwa podatkowego,
  • związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie z świadczonymi przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz dotyczy to usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering);
  • fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

 

Ulga na zakup kasy fiskalnej

 

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT przedsiębiorcy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mają możliwość odliczenia od podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy fiskalnej zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Jednak kwota ulgi nie może przekroczyć 90% ceny netto zakupu (czyli bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. 

Nowe rozporządzenie określa zwolnienia z kas rejestrujących (fiskalnych) obowiązujące od początku 2017 roku. Wprowadza specjalne zwolnienie dla jednostek samorządu terytorialnego oraz dla usług medycznych, prawniczych i doradczych świadczonych na odległość.

Link

FAQ - Poradnik klienta

„W jaki sposób będziemy prowadzić ewidencję naszych przychodów? Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna” – to jedno z wielu pytań, jakie zadaje sobie przedsiębiorca. Jeśli wśród czytających są tacy, którzy w ramach swojej działalności będą sprzedawać produkty i usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym, to ten temat z pewnością was zainteresuje. Odpowiemy sobie bowiem dziś na pytanie: co wybrać – kasę fiskalną czy drukarkę fiskalną?

 

Kasa fiskalna działa samodzielnie

 

Kasa fiskalna to podstawowe urządzenie do prowadzenia sprzedaży detalicznej tj. wystawiania paragonów fiskalnych. Została zaprojektowane do samodzielnej pracy. Wszystkie dane, w tym baza towarów i usług, czyli tzw. PLU, mogą zostać zaprogramowane na kasie, bezpośrednio z klawiatury urządzenia. Możemy to wykonać samodzielnie lub korzystając ze wsparcia autoryzowanego serwisu.

 

Drukarka fiskalna potrzebuje wsparcia

 

Zupełnie inaczej sprawa wygląda w przypadku drukarki fiskalnej. Aby spełniała tę samą funkcję co kasa, drukarka musi zostać połączona w system sprzedaży z programem komputerowym (programem sprzedażowym) zainstalowanym na komputerze lub laptopie. Program zbiera informacje o obrocie handlowym i rejestruje go w pamięci drukarki fiskalnej. Wszystkie paragony i faktury muszą być wystawiane przy użyciu właśnie tego programu komputerowego.

System sprzedaży, odpowiednio dobrany do specyfiki danej branży, pozwala wykonywać dużo bardziej zaawansowane operacje aniżeli w przypadku kasy fiskalnej. Użytkownik dysponuje większą liczbą funkcji, opcji komunikacyjnych, ma możliwość drukowania wielu dokumentów niefiskalnych (patrz: Paragon fiskalny a paragon niefiskalny), czy wykonywania różnych raportów i analiz.

 

Rozchód towaru

 

W tym obszarze również łatwo zauważyć różnice pomiędzy dwoma wspomnianymi rozwiązaniami. W przypadku kasy fiskalnej rozchód towaru ze stanu magazynowego ma miejsce dopiero po odczytaniu sprzedaży z kasy fiskalnej poprzez program magazynowy.

W przypadku drukarki fiskalnej towar rozchodowany jest automatycznie w momencie wystawienia paragonu. Moment rozchodu sprzedaży w czasie bieżącym z pewnością trzeba zaliczyć na plus dla drukarki – dzięki niemu w każdym momencie znamy rzeczywisty stan magazynowy. Skutkuje to jednak sytuacją, że system nie pozwoli nam na sprzedaż przy ujemnych stanach magazynowych.

 

Komu kasa fiskalna, komu drukarka fiskalna?    

 

Kasa fiskalna wydaje się idealnym wyborem dla tych, którzy prowadzą niewielką firmę z mało rozbudowanym portfolio produktów czy usług. Wybiorą ją z pewnością również ci przedsiębiorcy, którzy na starcie swojego biznesu nie chcą inwestować dużych nakładów w sprzęt fiskalny oraz dodatkowe oprogramowanie.

Z drukarką fiskalną, a tak naprawdę z systemem sprzedażowym, najbardziej polubią się natomiast właściciele dużych punktów sprzedaży i usług. Jest ona bowiem dedykowana firmom, które mają rozbudowaną bazę towarową (kilka-, kilkaset tysięcy pozycji towarowych). Mowa tu np. o stacjach paliw, hurtowniach, sklepach spożywczych, sklepach z artykułami RTV AGD czy o marketach drogeryjnych.

O tym rozwiązaniu warto pomyśleć również w sytuacji, kiedy spodziewamy się, że liczba oferowanych produktów urośnie. Dzięki aplikacji komputerowej będziemy bowiem mogli wykonywać bardziej zaawansowane opcje jak wydruk faktury czy obsługa zindywidualizowanego rabatu.

 

Drukarka fiskalna czy kasa fiskalna?

 

  Drukarka fiskalna Kasa fiskalna
Wartość cenowa Wyższa (niż kasa fiskalna) Niższa (niż drukarka fiskalna)
Pozwala na pracę mobilną Nie (o ile nie zostanie podłączony pod laptop) Tak
Do obsługi wymagany jest komputer Tak Nie
Do obsługi wymagany jest program sprzedażowy Tak Nie
Posiada możliwość stosowania automatycznych, rozbudowanych systemów sprzedażowo-rabatowych Tak Nie (wyjątek: ELZAB Delta)
Posiada możliwość wglądu w bieżący stan magazynowy Tak Nie
Posiada możliwość wystawienia faktury VAT Tak Nie
Posiada możliwość kontrolowania poziomu sprzedaży poszczególnych towarów Tak Nie
Posiada możliwość kontrolowania sprzedaży per pracownik Tak Nie (o ile loginy nie są spersonalizowane)

Wybierając kasę rejestrującą warto zadbać o to, aby jej parametry były dostosowane do potrzeb danej firmy. Przedsiębiorca będzie bowiem korzystał z urządzenia fiskalnego praktycznie każdego dnia, a poszczególne modele kas fiskalnych różnią się zarówno funkcjami, jak i wymiarami. Generalnie, wybór kasy fiskalnej uwarunkowany jest rodzajem prowadzonej działalności oraz liczbą sprzedawanych produktów czy  choćby świadczonych usług.

 

Rodzaj i stanowisko pracy: praca stacjonarna czy mobilna vs handel czy usługi?

 

Jednym z dwu podstawowych kryteriów doboru kasy fiskalnej – obok wielkości bazy towarowej – jest rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Handel (a więc sprzedaż towarów) ma swoją, odrębną specyfikę w porównaniu do usług (które cechuje niematerialność oraz to, że oparte są na rzadkiej wiedzy i umiejętnościach przedsiębiorcy).

„Czy podczas swojej pracy będziesz mieć dostęp do gniazdka z prądem” – takie pytanie powinno pojawić się w głowie przedsiębiorcy, który planuje zakup kasy fiskalnej. Handel najczęściej ma charakter stacjonarny, podczas gdy usługi mają charakter zarówno stacjonarny (np. fryzjer czy stomatolog), jak i przenośny (np. mobilna kosmetyczka czy kierowca busa). W przypadku handlu, w sklepie, kasa fiskalna pozostaje często przez cały okres użytkowania na jednym stanowisku, w jednym miejscu, no i nie ma problemu z podłączeniem jej do prądu. I z tych własnie względów przedsiębiorca, którego działalność gospodarcza sprowadza się do handlu, posiada większe pole możliwości wyboru kas fiskalnych. 

W przypadku, gdy nasza praca ma charakter mobilny lub gdy dostęp do prądu jest ograniczony, wówczas możliwości wyboru kasy fiskalnej zawężają się do kas  przenośnych lub do kas z odpowiedniej mocy akumulatorem. Jeśli więc może zdarzyć się tak, że będziesz musiał się udać do klienta (jak to bywa w przypadku lekarza, prawnika czy choćby kosmetyczki), wówczas należy pomyśleć o zakupie jakiejś kasy mobilnej (choćby na wszelki wypadek). Podobnie w przypadku, gdzie dostęp do zasilania prądem jest utrudniony (np. na targowiskach), to kasa mobilna lub kasa z wydajnym akumulatorem byłaby dobrym rozwiązaniem. Organizacja imprez czy sprzedaż obwoźna, sezonowa, plenerowa to branże, w których także warto rozważyć zakup kasy przenośnej (mobilnej), zwłaszcza takiej, która dopuszcza zasilanie samochodowe (z gniazdka zapalniczki).

 

Wielkość bazy towarowej (czyli tzw. PLU)

 

Zatem odpowiedzieliśmy sobie na pytanie, czy będziemy przedsiębiorcami, których praca ma charakter stacjonarny lub mobilny. W przypadku mobilnej pracy, pole wyboru kas fiskalnych został ograniczony do kas przenośnych i do kas z odpowiednio wytrzymałym akumulatorem. Natomiast praca stacjonarna pozwala na szeroki wybór kas fiskalnych – niemal bez ograniczeń. Niemal, bowiem kolejnym wyzwaniem, z jakim ma się zmierzyć przedsiębiorca podczas odpowiedzi na pytanie „jaka kasa fiskalna jest dla mnie”, to kwestia liczby oferowanych towarów (usług).

Kasy fiskalne cechuje to, że można zaprogramować  od kilku do kilkudziesięciu tysięcy towarów. Oczywiście, liczba możliwych do zaprogramowania towarów determinuje rodzaj kasy, jej wielkość, no i cenę. Najmniejszą bazę towarową mają kasy przenośne, a największą – kasy systemowe. I dla przykładu, jeśli baza towarowa  przedsiębiorcy jest mała (np. 10 usług), to takie branże, jak: prawnicy, notariusze, lekarze różnej specjalizacji, kosmetyczki, fryzjerki, mała gastronomia czy sprzedaż, gdzie asortyment nie będzie przekraczać 4 000 PLU, to winny przemyśleć zakup kasy małej. A w przypadku, gdy baza towarowa przekracza liczbę 4000 PLU –  kasami średniego segmentu.  Biorąc pod uwagę dynamikę przyrostu liczby towarów w ostatnich latach, warto optymistycznie projektować rozwój swojej placówki i kupić urządzenie z bazą co najmniej o 50% większą niż ta, której realnie potrzebujemy w dniu zakupu kasy.

Podsumowując dotychczasowe rozważania, wybór kasy zdeterminowany jest – po pierwsze – odpowiedzią na pytanie „praca stacjonarna czy praca mobilna”. Spośród spektrum możliwych do wyboru kas fiskalnych, kwestia liczba PLU zawęża pole wyboru do kas o interesującej nas bazy towarowej.

 

Kopia paragonu fiskalnego

 

E-paragon czy paragon papierowy – to kwestia, która raczej dotyczy wygody, bezpieczeństwa i ewentualnie ekologii. Zgodnie z prawem, przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania kopii paragonów przez okres 5 lat.

Stosując kasy z elektroniczną kopią paragonów oszczędzamy lasy, ale i  miejsce w szafkach na składowanie kopii paragonów.  Nie poświęcając tej części zbyt dużej liczby treści należy ująć krótko: to rozwiązanie zdominowało już rynek. Wygodę pracy z takimi urządzeniami można zilustrować odwołując się do znanych wszystkim zalet robienia zdjęć aparatem cyfrowym w stosunku do dawnych modeli z błoną fotograficzną.

 

Urządzenia dodatkowe

 

Sprzedaż za pośrednictwem kasy fiskalnej odbywa się na podstawie kodów, tj. zaprogramowanych wcześniej w kasie przez samego użytkownika lub serwis (kody te odpowiadają PLU zapisanych w pamięci kasy fiskalnej). W obiegu znajdują się dwa sposoby programowania kodów w kasach fiskalnych. Mowa tu o kodach ogólnych i kodach szczegółowych.

Niegdyś możliwe było stosowanie tzw. kodów ogólnych. W praktyce wyglądało to tak, że zamiast chleb o nazwie X, stosowano bardziej pojemny zwrot – „nabiał”. Dziś stosuje się kody szczegółowe. Kody szczegółowe określają precyzyjnie nazwę każdego towaru, cenę sprzedaży i stawkę VAT, a czasem również kod kreskowy i cenę zakupu. Sprzedaż za pomocą kodów szczegółowych polega tylko na podaniu kasie numeru kodu odpowiadającego danemu produktowi. Najczęściej kod podaje się poprzez czytnik kodu kreskowego, dzięki czemu sprawność obsługi klienta zostaje wydatnie zwiększona.

Praktycznie w każdej placówce handlowej niezbędne będzie podłączenie czytnika kodów kreskowych, wagi i szuflady kasowej. To elementarne wyposażenie warto doposażyć w terminal płatniczy (choć nie każda kasa fiskalna ma możliwość jego przyłączenia). Wówczas kasa połączona z terminalem pozwoli na przesłanie kwoty do zapłaty szybko i bez popełniania błędów, przy użyciu jednego klawisza.

Jeżeli planujemy w sklepie kilka stanowisk kasowych, wówczas dla sprawnego zarządzania sprzedażą niezbędne będzie stworzenie sieci, której sercem będzie program magazynowy ulokowany na komputerze pracującym na zapleczu. Istotne jest, by kasa posiadała złącza do współpracy z komputerem. Coraz popularniejszy staje się monitoring pracy kasjerów, weryfikujący zgodność sczytywanych na kasie towarów ze stanem faktycznym. Jeżeli planujemy zainstalowanie takiego systemu, nasze kasy powinny być wyposażone w wyjście do współpracy z urządzeniami monitoringu.

Ważne jest więc, aby kasa posiadała możliwość współpracy ze wszystkimi wymienionymi urządzeniami i posiadała odpowiednią liczbę złącz komunikacyjnych. Może się zdarzyć, że nasz sklep będzie elementem sieci detalicznej czy franczyzowej, wówczas przekazywanie danych o sprzedaży (i komunikacja w drugą stronę) będzie możliwe przy współpracy poprzez Internet.

Obecnie funkcjonalność nawet prostych kas niewiele ustępuje temu, co oferowały kilka lat temu wyłącznie rozbudowane modele kas systemowych. Tym niemniej ważne jest sprawdzenie, jak w praktyce będzie realizowana współpraca kasy z wyposażeniem dodatkowym, które już posiadamy lub planujemy zakupić do sklepu. Najwygodniej wszystkie te parametry konsultować jeszcze przed zakupem z autoryzowanym partnerem handlowym, posiadającą odpowiednie certyfikaty i doświadczenie w podobnych instalacjach. W miarę rozwoju technologii wiele elementów budowania systemu do zarządzania sprzedażą w sklepie się uprościło, ale inne wymagają nadal sporej wiedzy i praktyki.

Zawsze jednak sami testujemy jakość wykonania klawiatury, czytelność wyświetlacza, sprawdzamy łatwość wymiany papieru, gdyż te czynności będą składały się na codzienność pracy z urządzeniem. Mechanizmy drukujące kas wyposażone w funkcję „easy load” sprowadzają skomplikowaną kiedyś operację wymiany rolki papieru do prostej sekwencji: wrzuć, zamknij, drukuj.


Cena, to zestaw funkcji

 

Kasy fiskalne zachowują umowny podział na proste, średniego segmentu i systemowe. W ślad za tym idą określone, dostępne funkcje, zaawansowanie technologiczne oraz zakres cen. Prosta, tania kasa to bazowa funkcjonalność. Pełny zestaw funkcji, komunikacja, praca w sieci – to odpowiednio wyższy pułap cenowy. Podobna gradacja dotyczy drukarek fiskalnych.

Urządzenie będzie pracowało u nas przynajmniej przez pięć lat i najlepiej gdyby autoryzowany serwisant odwiedzał nas tylko przy okazji obowiązkowych przeglądów okresowych. Kasy znanych polskich producentów to urządzenia sprawdzone przez lata, pracujące w tysiącach sklepów, z dobrym zapleczem serwisowym i dostępem do części zamiennych, co oczywiście rzutuje na cenę tych urządzeń.

 

Mechanizm drukujący

 

Bardzo ważny jest wybór mechanizmu drukującego, jaki będzie funkcjonował w naszej kasie. Jeszcze do niedawna mieliśmy do wyboru mechanizmy drukujące igłowo i termicznie. Mechanizmy igłowe cechuje to, że są głośne i zdecydowanie wolniejsze od termicznych. Na dodatek, do ich funkcjonowania konieczne są taśmy barwiące.

Z kolei, zaletą drukarek termicznych jest cicha i szybka praca. Wadą jednak jest to, że konieczny do nich papier termiczny jest na ogół dwa razy droższy od papieru offsetowego stosowanego w drukarkach igłowych. Warto podkreślić, że zadrukowane rolki papieru termicznego należy przechowywać w odpowiednich warunkach, ponieważ w innym przypadku mogą wyblaknąć i nie będą możliwe do odczytania. Rolki kopiowane z kasy fiskalnej powinny być przechowywane przez 5 lat, bowiem w takiej perspektywie czasu urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę.

 

Rodzaj klawiatury

 

Obecnie trzy najczęściej spotykane rodzaje klawiatur urządzeń fiskalnych to membranowa, modułowa i dotykowa. Ta pierwsza, tj. klawiatura membranowa, to rodzaj specjalnej folii pokrywającej czułe na nacisk przyciski. Cechą charakterystyczną klawiatury membranowej jest szczelność i odporność na kurz, pył, zabrudzenia, okruchy czy ścinki włosów, a także zachlapania. Z kolei odporność mechaniczna membrany jest ograniczona, o czym należy pamiętać, gdy pracująca kasjerka posiada długie paznokcie lub tipsy albo używa do wstukania danych długopisu czy ołówka.

Klawiatura modułowa to zestaw klawiszy, opisanych sitodrukiem lub pokrytych przeźroczystymi nakładkami, pod którym znajdują się wymienialne opisy klawisza. Ten rodzaj klawiatury polecany jest dla kasjerów pracujących dynamicznie, lubiących uderzać w klawisze. Minusem tego typu klawiatury jest mniejsza szczelność od wersji membranowej.

W ostatnich latach pojawiły się urządzenia z panelami dotykowymi, gdzie wykorzystana jest technologia wzorowana na popularnych dziś smartfonach czy tabletach. Daje to dużą elastyczność organizacji wirtualnej klawiatury, pozwala na polepszenie interakcji na linii kasa fiskalna – kasjer, pozwala na wyświetlanie danych kontekstowych ograniczonych do danej funkcji lub stanu kasy. Przy wielu swoich zaletach należy również pamiętać, że wielogodzinna praca na panelu dotykowym skutkuje bólem palców, stąd poleca się w niektórych sytuacjach wykorzystywanie specjalnych miękkich rysików czy odwróconych ołówków z gumką.

Każdy przedsiębiorca, który ewidencjonuje swoją sprzedaż na kasie fiskalnej, do długiej listy obowiązków związanych z prowadzeniem biznesu, musi dodać jeszcze kilka tych, które dotyczą właśnie jego urządzenia fiskalnego. Bez względu na to, czy jesteśmy właścicielem salony fryzjerskiego lub kosmetycznego, sprzedajemy perfumy, pracujemy w zawodzie lekarza, czy też prowadzimy e-sklep – wszyscy musimy pamiętać o obowiązkach wynikających z posiadania urządzenia fiskalnego i rejestrowania sprzedaży. W przeciwnym wypadku możemy spodziewać się surowych kar.

 

Krok 1 – Zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego

 

Jeszcze przed zakupem kasy fiskalnej powinniśmy udać się do urzędu skarbowego, by zgłosić taki zamiar. Informujemy o dokładnej liczbie kas, które zakupimy, planowanym miejscu ich instalacji oraz dacie rozpoczęcia ewidencji sprzedaży. Otrzymamy wtedy unikalny numer identyfikacyjny, który po zakupie musimy nanieść trwale (to znaczy tak, żeby w trakcie użytkowania nie został zniszczony, zamazany) na naszą kasę fiskalną. Tym samym pierwszy obowiązek nowego podatnika możemy odhaczyć. Co czeka nas dalej?

 

Krok 2 – Fiskalizacja kasy

 

Przed nami fiskalizacja kasy, którą może wykonać tylko i wyłącznie uprawniony do tego serwis. Tam gdzie to możliwe, warto optymalizować nasze działania, dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie podpisanie umowy na obsługę wszystkich swoich kas fiskalnych z jednym serwisem, najlepiej w miejscu, w którym kupiliśmy sprzęt.

Obowiązkowo musimy przekazać dane naszego serwisanta do urzędu skarbowego. Jeśli z jakichś przyczyn będziemy chcieli zmienić firmę serwisową, musimy się zgłosić z takim wnioskiem do producenta naszej kasy.  Po otrzymaniu pozytywnej odpowiedzi, musimy o tym fakcie poinformować „skarbówkę”. Dlaczego to takie ważne? W przypadku awarii urządzenia fiskalnego tylko ten jeden wskazany serwis może dokonać odczytu z pamięci fiskalnej.

 

Krok 3 – Archiwizacja kopii paragonów fiskalnych

 

Kolejnym obowiązkiem nałożonym na właściciela urządzenia fiskalnego jest konieczność przechowywania kopii każdego wydanego paragonu – przez 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym został on wydrukowany. Natomiast sposób archiwizacji tych dokumentów jest ściśle powiązany z modelem wybranego przez nas urządzenia fiskalnego. Kasy fiskalne dostępne na polskim rynku oferują bowiem dwie technologie przechowywania danych: papierową lub elektroniczną.

Jeśli wybierzemy pierwszą opcję, to z pewnością koszt zakupu kasy będzie niższy. Musimy wtedy jednak pamiętać o większych kosztach eksploatacji, bo takie urządzenie posiada dwie rolki papieru (jedna na paragon, druga na jego kopię), a także zapewnić bezpieczne miejsce na przechowywanie papierowych dokumentów.

W drugim przypadku urządzenie wystawia jedynie papierowy paragon dla klienta, a jego kopia zostaje zapisana na karcie pamięci SD lub microSD. Co prawda musimy spodziewać się większego wydatku na starcie, ale taka kasa jest oszczędniejsza w eksploatacji i zapewnia większy komfort pracy dla użytkownika.

 

Krok 4 – Raport dobowy i miesięczny

 

Każdy dzień pracy z kasą powinniśmy zakończyć wydrukiem raportu dobowego. Musimy go wystawić najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży z nową datą. Jeśli jednak w ciągu dnia nie zarejestrowano żadnej sprzedaży, raportu za dany dzień nie trzeba drukować. Dokument ten zawiera informacje o łącznej kwocie sprzedaży brutto, z podziałem na różne stawki VAT oraz wartość należnego podatku VAT.

Raport miesięczny należy wystawić po zakończeniu miesiąca, w którym odbywała się sprzedaż – najpóźniej do 25 dnia następnego miesiąca. 

 

Krok 5 – Obowiązkowe przeglądy techniczne

 

Każdy czasem potrzebuje odświeżenia i nie inaczej jest z kasami fiskalnymi. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każda kasa fiskalna powinna przejść co dwa lata przegląd techniczny, choć oczywiście można go zlecać częściej. Polega on na konserwacji urządzenia i wyeliminowaniu ewentualnych usterek. Przeglądu dokonuje uprawniony serwisant.

Musimy pamiętać, że to po naszej stronie leży odpowiedzialność, aby przegląd odbył się w odpowiednim terminie. Od otrzymania naszego zgłoszenia, firma serwisująca ma 5 dni na sprawdzenie poprawności działania urządzenia.

 

Krok 6 – Przechowywanie książki serwisowej (Książki Kasy Rejestrującej)

 

To swego rodzaju dokument tożsamości naszego urządzenia – zbiór informacji o kasie fiskalnej, wśród których znajdziemy: nazwę, model, numer fabryczny, numer unikatowy, numer ewidencyjny, a także producenta lub importera. Książka serwisowa powinna zawierać również informacje o przedsiębiorcy – właścicielu kasy oraz obsługującym nas serwisie, wraz z listą operacji wykonanych na naszym urządzeniu fiskalnym.

Książkę Kasy Rejestrującej powinniśmy przechowywać przez cały okres używania kasy. Będzie przydatna dla serwisanta, może się również zdarzyć, że wglądu do niej zażąda urzędnik skarbowy. W przypadku braku dokumentacji, bądź błędnych wpisów, może zostać podważona prawidłowość prowadzenia sprzedaży. Dodatkowo, serwisant, który nie będzie miał dostępu do książki, ma prawo odmówić wykonania przeglądu technicznego kasy.

Urząd skarbowy może skontrolować wszystkie dokumenty jeszcze przez kilka lat po zaprzestaniu używania kasy, a nawet po zamknięciu działalności. Właśnie z zakończeniem prowadzenie firmy związany jest też ostatni już obowiązek, o którym musi pamiętać właściciel kasy fiskalnej – odczyt pamięci fiskalnej kasy, wykonywany przez autoryzowany serwis.

Dlaczego kasy online?

 

Z każdej strony słyszymy o cyfryzacji kraju, usług, urzędów. Cyfryzacja to ułatwienia w pozyskiwaniu danych, ich rejestrowaniu i zapamiętywaniu w celu dalszej szybkiej obróbki i raportowaniu według określonych potrzeb. Ministerstwo Finansów wyraziło potrzebę otrzymywania z kas fiskalnych dokładniejszych i aktualnych informacji na temat rejestracji sprzedaży, obrotów, podatków itp. Obecne kasy fiskalne, pomimo, że rejestrują kopie wydruków w postaci cyfrowej, to jednak nie potrafią tego przesyłać do Ministerstwa Finansów w trybie online. Dlatego Ministerstwo Rozwoju wraz z Głównym Urzędem Miar przystąpili do opracowania nowego rozporządzenia technicznego dla kas rejestrujących, zgodnych z potrzebami Ministerstwa Finansów. Przy tworzeniu tego rozporządzenia korzystano również z wiedzy i doświadczenia producentów urządzeń fiskalnych.

 

Jak będą zbudowane kasy online?

 

Nowe, onlineowe kasy fiskalne nadal będą kasami sprzętowymi. Nadal będą miały pamięć fiskalną a jej pojemność to 1830 raportów dobowych wystarczy przynajmniej na 5 lat pracy. Pamięć fiskalna będzie mogła być wymieniana po jej zapełnieniu. Będzie to jednak inna dużo większa pamięć gdyż oprócz raportów dobowych musi pomieścić jeszcze wiele innych zapisów np. zdarzenia występujące na kasie. Kasa będzie posiadać układy szyfrujące i przechowujące klucze prywatne kasy służące do podpisywania danych transmitowanych do Repozytorium oraz wydruków. Kasy będą musiały mieć funkcję aktualizacji oprogramowania. Wystarczy, że producent przeprowadzi homologację nowszej wersji programu i umieści nową wersję na serwerze a kasa będzie mogła pobrać ten program i przeprowadzić proces aktualizacji. Każda kasa będzie obowiązkowo mieć możliwość współpracy z terminalem płatniczym. Komunikacja odbywać się będzie według ustalonego, wspólnego dla wszystkich kas i terminali protokołu komunikacyjnego. Rozporządzenie dokładnie określi również warunki techniczne dla kas specjalizowanych: dla taksówek, sprzedaży automatycznej, bileterek.

 

Co kasa będzie rejestrowała w swoich pamięciach?

 

Nowością w kasie będzie "pamięć chroniona" - w niej będą się zapisywały w postaci elektronicznej wszystkie wydruki wydawane przez kasę. Nie będzie to pamięć - jak obecnie karta SD - dostępna dla użytkownika, nie będzie on mógł jej wyjąć z urządzenia. Będzie można ją odczytać za pomocą programu komputerowego. Pamięć ta będzie podlegać wymianie wraz z wymianą pamięci fiskalnej. W pamięci chronionej kasa zapisuje wszystkie wydrukowane paragony, raporty, wydruki niefiskalne oraz zdarzenia. W katalogu zdarzeń kasy będą rejestrowały m.in. zmiany stawek podatku, zmiana czasu, zmiana waluty ewidencyjnej, zerowania pamięci operacyjnej, błędy weryfikacji danych, włączenia i wyłączenia trybu serwisowego w kasie, wykonanie obowiązkowego przeglądu serwisowego, itp. W pamięci fiskalnej zapisywana będzie wartość brutto każdego paragonu wydrukowanego przez kasę oraz skrót podpisu elektronicznego tego paragonu. Będą również rejestrowane wszystkie raporty fiskalne dobowe, zmiany stawek VAT, zmiany waluty ewidencyjnej.

 

Paragony drukowane czy elektroniczne?

 

Każda kasa będzie zawsze drukować paragon fiskalny w postaci papierowej - jest to dokument dla klienta potwierdzający dokonanie zakupów wydrukowanych tam towarów, ich cen, ilości, wartości, stawek podatkowych, udzielonych rabatów czy sposobu zapłaty. Wydruk paragonu z kasy fiskalnej jest też namacalnym dowodem zarejestrowania przez sprzedawcę transakcji w kasie fiskalnej i odprowadzenia od niej podatków. Dodatkowo każdy kupujący będzie mógł poprosić o paragon również w formie elektronicznej (e-paragon). Zostanie on przesłany klientowi na jego adres mailowy.

 

Jak nabywca będzie mógł otrzymać e-paragon?

 

Każdy nabywca będzie mógł zarejestrować na specjalnej stronie internetowej swój adres e-mail i otrzyma do niego identyfikator w postaci kodu cyfrowego (kreskowego). Będzie mógł również w swoim banku poprosić o powiązanie swojej karty płatniczej ze wskazanym adresem e-mail. Przekazując sprzedawcy swój "kod nabywcy" podczas zakupów lub przy płatności kartą jej identyfikator jest przekazywany do kasy. Na podstawie tych danych kasa pobiera z serwera adres email nabywcy i przesyła na niego paragon w postaci elektronicznej. Identyfikator nabywcy czy adres e-mailowy nie jest przechowywany ani w kasie ani w repozytorium - nie ma możliwości powiązania dokonywanych zakupów z nabywcą.

 

Co oprócz sprzedaży kasa będzie rejestrować?

 

Oprócz rejestracji sprzedaży towarów i usług na paragonach fiskalnych kasy będą rejestrować również przyjęcia oraz rozliczenia zaliczek. Nie będą jednak rejestrowane na kasie zwroty towarów oraz reklamacje - Ministerstwo Finansów wycofało się z tego pomysłu. Opisy drukowanych na paragonie towarów (usług) będą mogły zawierać kody kreskowe lub 2D.

 

Jak będą wyglądały paragony fiskalne?

 

Paragony fiskalne będą bardzo podobne do obecnych paragonów (chociaż Ministerstwo Finansów cały czas zastanawia się, jak jeszcze bardziej wyróżnić paragony fiskalne od innych, niefiskalnych wydruków (np. kelnerskich, niefiskalnych itp.), aby klient zawsze miał pewność, że to, co otrzymał, to faktycznie paragon fiskalny. Informacja o sprzedanych/przyjętych opakowaniach, przeliczeniu waluty, rozliczeniu sposobu płatności, czy wydanej reszty znajdą się w części fiskalnej paragonu, a więc przed logo fiskalnym PL i numerem unikatowym kasy. Paragony z nowych kas będą wyposażone w kod 2D (pod paragonem) w którym zawarte będą informacje z paragonu konieczne do zarejestrowania go w Narodowej Loterii Paragonowej. Wystarczy odczytać ten kod specjalną aplikacją na smartfonie i paragon trafi do bazy naszych paragonów i weźmie udział w losowaniu.

 

Jakie raporty będą wykonywać nowe kasy fiskalne?

 

Nowe kasy fiskalne będą oczywiście wykonywać raport fiskalny dobowy - nowością będzie fakt, że podatnik nie musi tego raportu obowiązkowo drukować, a jedynie wykonywać go w formie elektronicznej (wydruk tylko na własne potrzeby). Nowy raport dobowy będzie zawierał trochę więcej informacji niż obecne raporty (nie będzie za to bloku "narastająco", znanego z kas z elektroniczną kopią wydruku. Raporty okresowe, miesięczne i rozliczeniowe będą dostępne jako fiskalne również w wersji skróconej (podsumowanie). Wszystkie zarejestrowane w pamięci fiskalnej zdarzenia będą drukowane na fiskalnym raporcie zdarzeń.

 

Online, czyli komunikacja - jaka i po co?

 

Każda kasa będzie musiała komunikować się z repozytorium (serwerem Ministerstwa Finansów) i zgodnie z ustalonym harmonogramem przekazywać do niego żądane dane - zazwyczaj będą to paragony, raporty dobowe i zdarzenia zarejestrowane na kasie od ostatniego połączenia z repozytorium. Brak połączenia z repozytorium i niewysłanie żądanych danych nie będzie blokowało pracy kasy, ale użytkownik będzie o takim fakcie notorycznie informowany. Komunikacja kas z repozytorium odbywać się będzie poprzez dowolne łącze internetowe: przewodowe Ethernet, WiFi, GSM.

 

Jak będzie odbywać się fiskalizacja kasy?

 

Za pomocą kasy serwisant będzie dokonywał zgłoszenia podatnika do urzędu skarbowego przekazując wszystkie dane podatnika. W wyniku tego zgłoszenia z repozytorium zostanie przesłany do kasy numer ewidencyjny. Przyznany numer ewidencyjny będzie zapisywany w pamięci fiskalnej i chronionej kasy wraz NIP-em podatnika. Wówczas nastąpi uruchomienie pamięci fiskalnej kasy i uruchomienie trybu fiskalnego.

Krok1: Wybór i zakup urządzenia fiskalnego
 

Wybór urządzenia fiskalnego powinien być przemyślany. Kasy i drukarki poza funkcją fiskalną wspomagają zarządzanie placówką handlową. 

Skontaktuj się z naszymi handlowacami. Nasi specjaliści dobiorą urządzenie odpowiednie do Twoich potrzeb.


Krok2: Powiadomienie Urzędu Skarbowego
 

Po zakupie kasy lub drukarki rejestrującej należy, na co najmniej jeden dzień przed rozpoczęciem fiskalizacji, złożyć pismo do Naczelnika Urzędu Skarbowego (Centrum pomocy -> Formularze -> Zawiadomienie Urzędu Skarbowego o zakupie Kasy fiskalnej). Pismo niniejsze powinno zawierać dokładną liczbę zgłaszanych do fiskalizacji urządzeń oraz ich miejsce instalacji. Należy wziąć pod uwagę wszystkie urządzenia (włącznie z rezerwowymi).

Pamiętaj: Podatnikowi, który dopiero rozpoczyna ewidencjonowanie przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej, przysługuje zwrot w wysokości 90 % ceny netto urządzenia, nie więcej jednak niż 700 PLN za sztukę. Dodatkowo zakup urządzenia fiskalnego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że odliczenia będą dotyczyły tylko wcześniej zadeklarowanej w Urzędzie Skarbowym liczby urządzeń fiskalnych.


Krok3: Zaprogramowanie i konfiguracja urządzenia
 

Kolejnym etapem jest zaprogramowanie i skonfigurowanie urządzenia. Pomoże nam w tym Serwisant. Udzielone przez niego instrukcje ułatwią sprawną i szybką obsługę klientów oraz prawidłową sprawozdawczość, potrzebną dla kontroli skarbowej lub podatkowej.


Krok 4: Fiskalizacja
 

Fiskalizacja to etap, w którym nieodwracalnie uaktywnia się pamięć fiskalną. Operację fiskalizacji przeprowadza uprawniony do tego pracownik serwisu, który powinien posiadać legitymację producenta bądź dystrybutora kas i drukarek fiskalnych. Od tej pory w pamięci fiskalnej będą zapisywane wszystkie operacje dokonywane w urządzeniu.


Krok 5: Zgłoszenie urządzenia do Urzędu Skarbowego
 

W ciągu siedmiu dni od fiskalizacji należy zarejestrować urządzenie w Urzędzie Skarbowym (odpowiedni druk jest dostarczony razem z kasą). Następnie Urząd nadaje numer ewidencyjny urządzenia i pisemnie powiadamia o tym podatnika.

Podatnikom, którzy muszą kupić, zainstalować i stosować kasę fiskalną, przysługuje ulga na zakup takiego urządzenia. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnicy mogą odliczyć nawet 90% ceny zakupu urządzenia fiskalnego!!!
Podatnicy, którzy rozpoczynają rejestrację obrotów na urządzeniu fiskalnym mają możliwość skorzystania z ulgi na zakup każdej z kas rejestrujących (koszt netto), zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. Wysokość ulgi może wynosić nawet 90% jednostkowej ceny zakupu (netto), nie więcej jednak niż 700 PLN za urządzenie.


Jak uzyskać ulgę na zakup urządzenia
 

Aby skorzystać ze zwrotu należy: 
Przed rozpoczęciem ewidencjonowania złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego pisemne zawiadomienie o instalowanych kasach z podaniem ich ilości i adresów instalacji (należy wziąć pod uwagę wszystkie urządzenia, które chcemy zainstalować, również kasy rezerwowe). 
Wykonać w terminie fiskalizację kasy. 
W ciągu 7 dni od fiskalizacji złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego wypełniony formularz Zgłoszenie kasy przez podatnika. 
Przedstawić w Urzędzie Skarbowym oryginał faktury potwierdzającej nabycie kasy wraz z dowodem zapłaty całej należności. 
Rozliczyć wydatek w deklaracji podatkowej lub wystąpić o zwrot do Urzędu skarbowego


Kiedy i w jaki sposób podatnik otrzyma ulgę?
 

Płatnicy podatku VAT:

Ulgę z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego możemy odliczyć w deklaracji VAT za miesiąc, w którym rozpoczęliśmy ewidencjonowanie, lub za miesiące następujące po tym miesiącu. Przedsiębiorcy rozliczający się kwartalnie mogą to zrobić w rozliczeniu za kwartał, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie, lub w rozliczeniu za następne kwartały. Podstawą do odliczenia jest dowód zapłaty całej należności za urządzenie rejestrujące. Zasadą jest, że odliczenie w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu, kwartale) nie może być wyższe od kwoty różnicy między VAT należnym a naliczonym. Gdy VAT naliczony jest większy lub równy kwocie podatku należnego, możemy otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty ulgi. Z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

* 25% całej kwoty przysługującej do odliczenia - jeżeli składamy deklaracje miesięczne, lub
* 50% tej kwoty- jeżeli składamy deklaracje kwartalne.


Podatnicy nie będący płatnikami VAT:

Z ulgi na zakup urządzenia mogą także skorzystać przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od VAT oraz zwolnieni podmiotowo od tego podatku (ze względu na niewielkie obroty). W tym celu muszą złożyć Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej do Urzędu Skarbowego. Urząd przekazuje odpowiednią kwotę na rachunek bankowy podatnika w ciągu 25 dni od daty złożenia przez niego wniosku.

Formularze - lista dokumentów do pobrania

Archiwum produktów niedostępnych